Fiktiver wirtschaftlich Berechtigter: Was Unternehmen wissen müssen

Warum die Fiktion beim Transparenzregister so heikel ist

Die Fiktion nach dem Geldwäschegesetz wirkt nur als letzter Auffangfall. Wer sie zu früh nutzt, riskiert eine unrichtige Transparenzregister-Meldung und muss die fehlende Ermittlung später erklären. Wird ein fiktiver wirtschaftlich Berechtigter gemeldet, ist damit die umfassende Prüfung ohne Zuordnung behauptet; bei einer Nachfrage durch das Bundesverwaltungsamt sollten Sie den Prüfpfad mit Unterlagen belegen können.

Wichtig ist die Reihenfolge: Erst kommt die Ermittlung nach § 3 GwG, dann erst der Auffangfall. Ab dem 10. Juli 2027 gilt die EU-Geldwäscheverordnung (Anti-Money Laundering Regulation, Verordnung (EU) 2024/1624, AMLR) mit unmittelbarer Geltung. Dann sollten Sie zusätzlich prüfen, ob sich durch die Grenzziehung an der 25-Prozent-Schwelle eine Zuordnung ermöglichen lässt.

• Startpunkt klären: Kapital, Stimmrechte und Kontrolle nach § 3 GwG prüfen.
• Fiktion abgrenzen: § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG ist kein Wahlrecht.
• Dokumentation aufbauen: Der Weg zur Meldung zählt mehr als das Formular.
• Änderungen 2027 beachten: Die AMLR kann Randfälle neu einordnen.
• Fehler vermeiden: Zu frühe Fiktion macht Meldungen angreifbar.

Was ist ein fiktiver wirtschaftlich Berechtigter?

In der Praxis taucht die Fiktion oft dort auf, wo Beteiligungen breit gestreut sind oder Kontrollrechte außerhalb klassischer Anteilsketten liegen. Dann steht eine Organisation vor der Entscheidung, ob sie weiter nach natürlichen Personen sucht oder ob der Auffangfall schon greift. Maßgeblich ist dabei immer die Norm des § 3 GwG.

Nach § 3 GwG beginnt die Ermittlung mit der Frage, ob eine natürliche Person direkt oder über Beteiligungsketten mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält beziehungsweise mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert – oder die Kontrolle auf sonstige Weise ausübt. Erst wenn dieser Weg trotz Prüfung zu keinem Ergebnis führt, kommt die Fiktion als letzter Schritt in Betracht.

• Auffangfall: Die Fiktion ersetzt keine Ermittlung, sondern ein Ergebnis.
• Adressatenkreis: Gemeldet werden Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder Partner.
• Risikogrenze: Hinweise nach § 43 GwG schließen die Fiktion aus.
• Typische Konstellationen: Breiter Streubesitz, gemeinnützige juristische Personen oder fehlende Auskünfte in Beteiligungsketten.
• Rechtswirkung: Fiktive Meldung macht niemanden Eigentümer; gesetzliche Vertreter bleiben für die richtige Mitteilung verantwortlich, Verstöße können ordnungswidrigkeitenrechtlich relevant sein.

Wer gilt nach § 3 GwG als wirtschaftlich Berechtigter?

Bevor Sie an einen Ersatzfall denken, muss klar sein, wer überhaupt wirtschaftlich Berechtigter ist. § 3 Abs. 2 Satz 3 GwG lautet: „Kontrolle liegt insbesondere vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss auf die Vereinigung nach § 20 Absatz 1 ausüben kann.“ § 3 Abs. 2 Satz 4 GwG bestimmt, dass § 290 Abs. 2 bis 4 Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechend anwendbar ist, etwa bei einem Bestellungsrecht für die Mehrheit der Organmitglieder oder einem Beherrschungsvertrag.

Kern bleibt die Schwelle von mehr als 25 Prozent bei Kapital oder Stimmrechten, ergänzt um Kontrolle auf vergleichbare Weise. Diese Logik greift auch bei mehrstufigen Beteiligungen, wenn zwischen der Zielgesellschaft und der natürlichen Person noch weitere Gesellschaften dazwischenstehen. Das Ergebnis kann mehrere wirtschaftlich Berechtigte gleichzeitig umfassen.

• Kapitalanteile: Mehr als 25 Prozent unmittelbar oder mittelbar.
• Stimmrechte: Mehr als 25 Prozent der Stimmrechte, auch über Ebenen.
• Kontrolle: Beherrschender Einfluss kann auch ohne Mehrheitsquote vorliegen.
• Mehrere Personen: Mehr als eine Person kann gleichzeitig erfasst sein.
• Keine Abkürzung: Unter 25 Prozent heißt nicht automatisch fiktiv.

Welche drei Voraussetzungen muss die Fiktion erfüllen?

Die Fiktion ist eng auszulegen, weil sie eine Eigenschaft ersetzt, die materiell nicht vorliegt. Für die meldepflichtige Vereinigung heißt das: Sie macht ihre Mitteilung an die registerführende Stelle nach § 20 Abs. 1 GwG; diese wird von der Bundesanzeiger Verlag GmbH geführt. § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG greift als gesetzliche Fiktion nur bei erfüllten Voraussetzungen; ein Wahlrecht besteht nicht. In der Praxis entscheidet die saubere Dokumentation, ob die Voraussetzungen wirklich erfüllt waren.

Tatsächlicher oder fiktiver wirtschaftlich Berechtigter: Unterschiede

Nach den Voraussetzungen lässt sich sauber trennen, was Sie melden: Entweder eine natürliche Person mit konkretem wirtschaftlichem Interesse, oder den gesetzlichen Ersatz, weil die Ermittlung ins Leere lief. Für die Praxis ist diese Trennung wichtig, weil sich der Nachweisbedarf unterscheidet.

Beispiele für fiktive wirtschaftlich Berechtigte nach Rechtsform

Die Fiktion muss immer zur Rechtsform passen, weil „gesetzlicher Vertreter“ je nach Organisation etwas anderes bedeutet. Bei rechtsfähigen Stiftungen ist zudem § 3 Abs. 3 GwG maßgeblich. In allen Beispielen gilt: Erst wenn Sie Kapital, Stimmrechte und Kontrolle geprüft haben, kann die Meldung eines fiktiven Ersatzes überhaupt in Betracht kommen.

• GmbH mit fünf Gesellschaftern: Je 20 Prozent ohne Stimmbindung; fiktiv: Geschäftsführer als gesetzliche Vertreter, bei mehreren alle; Prokuristen nicht.
• GmbH mit 70/30: Gegenbeispiel – beide Gesellschafter sind wirtschaftlich Berechtigte, eine Fiktion scheidet aus.
• Verein (e. V.): Nach § 20a GwG erfolgt die automatische Eintragung nur, wenn ausschließlich fiktive wirtschaftlich Berechtigte (Vorstand) betroffen sind und alle Vorstandsmitglieder Wohnsitz in Deutschland sowie die deutsche Staatsangehörigkeit haben; sonst ist eine eigene Mitteilung des Vereins erforderlich.
• Rechtsfähige Stiftung: Regelmäßig kein Auffangfall, weil § 3 Abs. 3 GwG u. a. Vorstandsmitglieder sowie je nach Ausgestaltung auch Stifter und Begünstigte erfasst.
• Breite Streuung: Viele Beteiligte unter 25 Prozent ohne erkennbare Kontrolle können zum Auffangfall führen.

Wie läuft Ermittlung und Meldung im Transparenzregister ab?

Ermittlung und Meldung sollten als Prozess funktionieren, damit Sie bei einer späteren Rückfrage nicht bei null anfangen. Hinweise der IHK Regensburg können dafür eine praktische Ergänzung sein. Nach § 56 Abs. 1 GwG können Verstöße gegen die Mitteilungspflicht im Grundrahmen bei Leichtfertigkeit mit Bußgeldern bis zu 100.000 Euro und bei Vorsatz bis zu 150.000 Euro geahndet werden; bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen sind nach § 56 Abs. 3 GwG bis zu 1 Million Euro oder bis zum Zweifachen des wirtschaftlichen Vorteils möglich. Ein Rahmen bis zu 5 Millionen Euro betrifft insbesondere Kredit- und Finanzinstitute. Orientierung bietet hierzu auch der Bußgeldkatalog des Bundesverwaltungsamts zu Transparenzregister-Verstößen.

Für den Eintrag nach § 19 Abs. 1 GwG sind u. a. Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Staatsangehörigkeit sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses anzugeben. Im Auffangfall geben Sie als Art des wirtschaftlichen Interesses die Funktion als gesetzlicher Vertreter, geschäftsführender Gesellschafter oder Partner an; Auskunftsersuchen sind nach § 20 Abs. 3a GwG zu dokumentieren.

1. Struktur abgrenzen
   Gesellschaft, Ebenen und Beteiligte eindeutig festhalten
2. Unterlagen sammeln
   Registerauszüge, Listen und Verträge vollständig beschaffen
3. Kontrolle prüfen
   Stimmrechte, Vetos und Organrechte systematisch bewerten
4. Person ableiten
   Mittelbare Beteiligungen rechnerisch bis zur Person durchleiten
5. Ergebnis dokumentieren
   Prüfpfad, Nachweise und Begründung nachvollziehbar ablegen
6. Meldung abgeben
   Transparenzregister mit korrekter Person und Rolle füllen

Was ändert sich ab Juli 2027 mit der AMLR?

Ab dem 10. Juli 2027 gilt die AMLR unmittelbar und kann Randfälle an der 25-Prozent-Schwelle neu einordnen. Art. 63 Abs. 4 der Verordnung (EU) 2024/1624 sieht für den Auffangfall vor, dass Mitglieder der Führungsebene gemeldet werden – ohne dass diese damit zu wirtschaftlichen Eigentümern werden.

• Schwelle 25 Prozent: Künftig kann auch exakt ein Viertel genügen.
• Mittelbare Beteiligungen: Beteiligungsketten konsequent bis zur Person durchrechnen.
• Auffangfall nach Art. 63: Mitglieder der Führungsebene melden.
• Keine Eigentümerrolle: Gemeldete Führungsebene ist nicht wirtschaftlicher Eigentümer.
• Abgrenzung zur GwG-Fiktion: § 3 Abs. 2 Satz 5 greift nur bei erfüllten Voraussetzungen.

Welche Fehler führen zu einer unrichtigen Meldung?

Die häufigsten Probleme entstehen nicht aus Unwissen über § 3 GwG, sondern aus Abkürzungen in der Praxis. Wer zu früh „fiktiv“ meldet, produziert eine Meldung, die sich später schwer verteidigen lässt. Besonders kritisch ist eine Fiktion ohne belegbare Prüfung.

• Zu frühe Fiktion: Kontrolle und mögliche Sonderrechte wurden nicht vollständig geprüft.
• Fehlende Dokumentation: Unterlagen, Prüfvermerk und Begründung fehlen oder sind lückenhaft.
• Rollenverwechslung: Prokurist oder Bevollmächtigter ersetzt keinen gesetzlichen Vertreter.
• Auskunftsersuchen ohne Nachweis: Anfragen laufen, aber Ergebnis und Zeitpunkt sind nicht festgehalten.
• Warnsignale ignoriert: Hinweise nach § 43 GwG werden nicht als Ausschlusskriterium behandelt.
• Keine Aktualisierung: Struktur ändert sich, Meldung bleibt unverändert.

Erfahrung von SCOREDEX mit Struktur- und Trust-Analysen

Bei der Einordnung von Strukturen zeigt sich oft: Ein einzelnes Detail erklärt selten das Risiko. Aussagekräftig wird das Bild, wenn Registerinformationen, Außenwirkung, Managementsignale und Strukturplausibilität zusammenpassen. Genau an dieser Schnittstelle arbeitet SCOREDEX als Analyse- und Transparenzplattform im DACH-Raum seit 2012.

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Zu den öffentlich nachvollziehbaren Medienbezügen zählen Berichte in der Frankfurter Rundschau, auf Focus.de sowie ein Beitrag in Börse Online; außerdem finden sich Meldungen über SCOREDEX-Ratings bei EQS News.

Wie SCOREDEX Struktur- und Reputationsrisiken einordnet

Wenn Sie einen Auffangfall vermeiden wollen, brauchen Sie zwei Dinge: saubere Ermittlung nach GwG und einen realistischen Blick darauf, ob die Struktur nach außen erklärbar bleibt. Wenn das Transparenzregister nur einen fiktiven wirtschaftlich Berechtigten ausweist, bleibt der tatsächliche Hintermann oft unklar. Eine externe Einordnung kann hier ansetzen, indem sie Beteiligungsstruktur, Management und Reputation aus zusätzlichen Quellen zusammenführt, ohne die GwG-Pflichten zu ersetzen; SCOREDEX erstellt dabei keine Transparenzregister-Meldungen.

• Struktur- und Managementanalyse: Plausibilitätscheck zu Verantwortlichkeiten und Beteiligungssignalen.
• Reputationsanalyse: Einordnung öffentlicher Wahrnehmung und Widersprüche in der Kommunikation.
• Monitoring: Laufende Beobachtung, ob neue Informationen die Bewertung verändern.

Als Einstieg steht die kostenfreie Einsicht in Basisprofile zur Verfügung. Für eine schnelle Ersteinschätzung eignet sich je nach Informationsbedarf der SCOREDEX Faktencheck als KI-gestützte Erstanalyse oder eine vertiefte Seriositätsprüfung mit Trust Score. Analyse anfordern.

Fazit: Fiktion erst nach belegbarer Prüfung nutzen

Die Meldung eines fiktiven wirtschaftlich Berechtigten folgt aus einer dokumentierten, ergebnislosen Prüfung. Prüfen Sie dafür sauber über Kapital, Stimmrechte und Kontrolle – so bleibt die Fiktion ein seltener Auffangfall. Halten Sie den Prüfpfad so fest, dass er später nachvollziehbar bleibt.

Ab Juli 2027 lohnt zusätzlich ein Bestandscheck unter AMLR-Logik, weil sich Randfälle an der 25-Prozent-Schwelle anders einordnen können. Wo früher ein Auffangfall stand, kann später eine eindeutige Zuordnung möglich werden.